社労士は、個人情報のはいった書類を郵送することの多い職業です。
であれば必然、追跡サービスのついた郵送方法を選択する機会が増えるのではないでしょうか。
とはいっても、追跡サービスのついた郵送方法にも
- レターパック
- 特定記録
- 簡易書留
などの種類があり、どの郵送方法を選択するか迷うことも多いと思います。
そこで今回は、これらの郵送方法の違いについてまとめます。
ちなみに私はレターパックライトを使う機会が多いです。
目次
郵便追跡サービスとは
郵便追跡サービスとは、各郵便物に追跡番号を付与し、ホームページ上で配達状況を確認できるサービスです。
送付先から「まだ届かなんだけど、どういう状況？」などと連絡がきた際に、追跡番号を使って確認が可能です。
また、方法によっては紛失時の補償を付けることもできます。
追跡サービス付き郵送方法の種類とその違い
追跡サービス付き郵送方法として社労士事務所がよく使うのはレターパック、特定記録、簡易書留です。
他にも一般書留や現金書留、荷物であれば、ゆうパックやクリックポストなどもありますが、今回はレターパック、特定記録、簡易書留についてまとめます。
| レターパックライト | レターパックプラス | 特定記録 | 簡易書留 | |
| 料金 | 370円 | 520円 | 基本料＋160円 | 基本料＋320円 |
| 差出方法 | ポスト投函可 | ポスト投函可 | 郵便局のみ | 郵便局のみ |
| 梱包方法 | 専用封筒 | 専用封筒 | 自由 | 自由 |
| お届け方法 | 郵便受け | 手渡し | 郵便受け | 手渡し |
| 配達の速さ | 速達なみ | 速達なみ | 通常 | 通常 |
| 紛失時の補償 | なし | なし | なし | 5万円まで |
レターパックライト
おそらく社労士事務所で一番使うことが多いのが、このレターパックライトではないでしょうか。
特徴としては、
- 一律で370円
- ポスト投函での差出が可能
- 郵便受けにお届け
- 速達なみの速さ（土日祝日もお届け）
が挙げられます。
専用封筒で梱包する必要があるというのはデメリットですが、大量にまとめ買いしておけば済むことです。
また、金券ショップなどで、わずかですが正規より安く購入することも可能です。
とにかくポスト投函で差出可能というのが楽です。
レターパックプラス
現状、レターパックプラスはあまり使う機会がないですね。
特徴としては、
- 一律で520円
- ポスト投函での差出が可能
- 手渡しでお届け
- 速達なみの速さ（土日祝日もお届け）
などが挙げられます。
レターパックライトとの違いとして、
- ライトは厚さ3cmの制限あり。プラスは制限なし（ともに4kg以内）
- 集荷をお願いできる
といった点があります。
厚さ3cmを超えてポスト投函できない場合には集荷をお願いできるメリットがありますが、社労士事務所ではそこまで厚いものを送る機会は無いかなと。
レターパックライトと同じく、金券ショップなどで、わずかですが正規より安く購入することも可能です。
特定記録
少し手間はかかりますが、料金を安く抑えたいときには特定記録がオススメです。
特徴としては、
- 料金が一番安い（レターパック、特定記録、簡易書留の中では）
- 郵便受けにお届け
- 差出の記録を残せる
などが挙げられます。
レターパックとの違いとして、郵便局で差出する必要はありますが、そのぶん差出の記録を残せるという点があります。
このメリットについては後述します。
そしてこのメリットが必要なければ、いくら安いとはいえ郵便局まで行く手間のデメリットが大きいので、やはりレターパックの方が便利かなといった印象です。
簡易書留
簡易書留も現状あまり使う機会がないですね。
特徴としては、
- 手渡しでのお届け
- 差出の記録を残せる
- 補償をつけられる
などが挙げられます。
補償をつけられるというのが特徴ではありますが、社労士事務所が補償の必要な書類を送る機会というのは、かなり限られるのではないでしょうか。
特定記録と同じく、差出の記録を残せるというメリットについては後述します。
重要書類の送付方法は？
ここまで簡単にまとめてきましたが、社労士事務所にはもう少し慎重に送付方法を選択する必要のあるケースも存在します。
それが、退職や解雇など、会社と労働者がトラブルになる可能性がある場合の書類を送付するケースです。
こういった書類はもちろん直接手渡しが確実なのですが、それが難しい場合には郵送という選択肢を取る必要があります。
その場合、差出の記録を残し、確実に相手に届ける必要があります。
差出の記録を残す方法
前述の通り、特定記録と簡易書留であれば差出の記録を残すことができます。
もう少し具体的にいうと、郵便局で差出人・受取人・追跡番号が記載されたレシートをもらうことができます。
これがレターパックの場合は追跡番号しか手元に残らないため、いってしまえば本当にポスト投函などで差出した証明にはならないのです。
確実に相手に届ける方法
もうひとつ、そういった重要書類は確実に相手に届ける必要があります。
ではレターパックプラスや簡易書留などのように対面でのお届けが良いかというと、決してそんなわけではありません。
なぜかというと、受け取り拒否の可能性があるからです。
ですので、それよりは郵便受けに届けてくれるレターパックライトや特定記録の方が確実に相手に届けられるのです。
もちろん、届けた書類を読んでくれるかはまた違う問題ですが（笑）
特定記録と内容証明
ここまでまとめると、個人的には特定記録が一番良いような気がしています。
トラブルに関する書類の送付方法としては内容証明が有名ですが、内容証明も同様に受け取り拒否の問題があります。
ただし内容証明は、送付した書類の内容まで証明してくれるといったメリットがあります。
特定記録では書類の内容までは証明してくれないので、「書類は届いたけど内容は違うものだった」と言われてしまうとそれまでです。
まあどの送付方法も一長一短ですかね。
まとめ
以上、今回は、社労士事務所がよく使う追跡サービス付き郵送方法とその違いについてまとめました。
最後は少し脱線しましたが、社労士事務所では基本的にはレターパックライトか特定記録を利用しているところが多いと思います。
私の場合は郵便局がすぐ近くなので特定記録も使いますが、郵便局が遠い場合にはレターパックライト一択ですかね。
「うちの事務所は違うよー！」という方いらっしゃれば、ぜひ教えていただきたいです！
